El informe de gestión es un documento escrito, de carácter administrativo, de vital importancia en el mundo empresarial. Es un instrumento de control que se exige para evaluar el trabajo realizado en un periodo de tiempo determinado por un subalterno, un grupo específico de empleados, una dependencia, un comité o una junta directiva, Pese a su importancia no existe bibliografía específica sobre su contenido y su elaboración.
Un informe no es más que una rendición de cuentas. Se informa a solicitud, en atención, para conocimiento o bajo requerimiento de alguien. Se informa para dar fe de algo, para poner en común datos que se quieren hacer útiles, para socializar ejecuciones. Un informe de gestión implica dar conocimiento o cuenta de las acciones realizadas, poner en evidencia las labores, las tareas y por ende, la responsabilidad profesional de quien informa.
Se llama informe a “la descripción, la narración o la explicación de algún hecho o evento, que se presenta como respuesta a una inquietud formulada en torno de él”
[1]. Las formas y modalidades de los informes tienen distintas clasificaciones. Se pueden hacer diversas categorías según el criterio utilizado. Por su contenido y propósito se puede hablar de informes periodísticos, de investigación, académicos, de gestión y de lectura. Por su amplitud se puede hablar de informes breves y extensos. Por su carácter, hay informes formales e informales. Por su periodicidad, que es propio de todo informe, aunque suene obvio, hay que mencionar los informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales y quinquenales. En el caso concreto del informe de gestión, se trata de un texto administrativo, breve, formal y periódico.
Esta primera aproximación obliga a aceptar que hacer un informe de gestión es un acto administrativo que entrega resultados y que responsabiliza, obliga o compromete públicamente a quien lo elabora.
Un informe, como todo texto, debe cumplir una función comunicativa, debe obedecer a un motivo o tener una razón de ser. Todo informe debe tener una intención, satisfacer una necesidad informativa de aquél para quien se escribe y medir una obligación de quien lo hace. Esto es lo que se conoce como el componente pragmático del texto, un propósito específico que tiñe toda la información transferida en el mensaje.
Hablar de información es hablar de veracidad, de claridad y de rigor; hablar de informes es hablar de datos, cifras y hechos reales. Esto implica que elaborar un informe sea un ejercicio desapasionado, independiente del sentir, lejos de cualquier desviación personal, de suposiciones o interpretaciones superficiales, de justificaciones ante las dificultades o ante los inconvenientes propios de cualquier oficio.
En pocas palabras, hacer un informe es acudir al lenguaje informativo con fines administrativos. Eso implica que los informes deban ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona, y que los pronombres yo y nosotros no tengan cabida en su redacción.
En el informe también está presente una estructura argumentativa, y aparece la estructura descriptiva porque se describen hechos. Los resultados del informe sirven como base para la planeación de nuevas acciones, es decir, para determinar las metas y los métodos para alcanzarlas. Asimismo, marca una pauta y determina lo que se debe hacer, cómo ejecutar esas acciones.
De manera obvia, el informe es una evidencia, es la mejor forma de verificar los resultados de las acciones y si se han alcanzado las metas. Finalmente, se constituye en un punto de partida para actuar, para corregir los errores y emprender nuevos proyectos.
Estructura
El informe de Gestión debe contener básicamente tres grandes partes: una introducción que le dé un contexto y lo ubique, un contenido principal –el grueso del informe- que involucre al lector cumpliendo con el objetivo trazado en relación con el cronograma de trabajo, y una conclusión que obligue al destinatario, de alguna forma, a tomar partido sobre el tema tratado, es decir, que genere una reacción.
Introducción
Debe ser corta, concisa e impactante para dejar claros aspectos como la organización y dependencia a la que corresponde el informe, el tipo de tareas sobre las cuales se informa y el periodo de tiempo establecido para su ejecución.
El contenido
En el que se exponen los aspectos esenciales de la gestión. Se deben detallar las acciones y los recursos con que fueron ejecutadas. Es posible hacer un relato cronológico, pero es más recomendable la jerarquización de las tareas a la hora de abordar su narración. En este sentido, la descripción de cada tarea debe ser específica, pero es necesario conservar el hilo narrativo, pues se trata de una sola gestión y no de una lista de acciones independientes.
La conclusión
Debe redondear y, de alguna manera, entregar los indicadores de evaluación. Incluso, cabe mencionar las dificultades y sugerir acciones en prospectiva o correcciones en los procesos, sin olvidar que es el lector y no el escritor quien juzgará lo acertado o no de la gestión.
