El acta

Son documentos oficiales de registro. Su función es la de convertirse en memoria escrita de las reuniones en las empresas. En las actas está lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Escriba siempre en el encabezado el nombre del grupo que se reúne.
Aclare si trata de una reunión ordinaria o extraordinaria.
Numere el orden del día y el desarrollo en forma consecutiva y sin interrupción.
Redacte en pasado: reunió, aclaró, acordó…

Evite el lenguaje telegráfico: reúnase junta, apruébese proposición grupo.

Definición de la audiencia

Es importante tener siempre en mente quién leerá el escrito, qué edad tiene, qué sabe sobre el tema, qué intereses u opiniones tiene, así como considerar si hay palabras o términos que debería definir para ellos, es decir, la forma en que se manejará el lenguaje.

Tonos de la escritura

Humorístico: hace reír, ridiculizando situaciones, características, personajes, etc.

Científico: presenta información especializada.

Irónico: hiere, con un lenguaje indirecto, fino y mediante comparaciones.

Reflexivo: despierta la conciencia de los receptores, a través del análisis y del discernimiento.

Agresivo: es tosco sin llegar a la ofensa personal ni a la grosería estéril.

Cordial: tono lleno de amabilidad y confianza.

Ponderado: escrito objetivo y neutral.

Persuasivo: texto argumentativo.

Positivo: tono de apoyo y confianza para el receptor.

Negativo: tono opuesto a las expectativas del receptor, pesimista.

Propósitos

Informar: proporcionar un mensaje, a través de un lenguaje claro y objetivo, el texto se apoya en los elementos clave como datos, fechas, lugares, asuntos involucrados, etc., que servirán al receptor como guía para interpretar y comprender la información.

Persuadir: convencer de que su punto de vista es correcto, que es válida y confiable la recomendación.

Explicar: se trata de una presentación de o procesos simples que el emisor quiere compartir con sus receptores. Se da una explicación detallada de cada uno de los pasos, fases y sub fases de los que se da cuenta.

Describir: narración exhaustiva, características detalladas, rasgos importantes, etc., sobre el objeto, persona, lugar o situación que el emisor quiere reproducir en nuestra mente.

Planeación del Escrito

Se debe definir un tema, para este propósito se responde a la pregunta: ¿qué quiero comunicar? Se identifica una idea central o tesis que se sustentará en el texto.

También se plantea un propósito ¿por qué voy a comunicar esto?
Es necesario identificar la audiencia ¿a quién le voy a comunicar? ¿Para quién escribo?

En este proceso es muy útil preguntarse cuánto se sabe sobre el tema y cuáles son los conceptos clave.

Cuando ya está definido el tema, se debe analizar cuál es el propósito, un aspecto que afecta el contenido y el lenguaje que se empleará para desarrollarlo.

Escritura

La escritura es una combinación de señales mediante las cuales se expresa la lengua, emplea unos signos gráficos y requiere un adiestramiento especial, por eso implica un dominio del sistema alfabético y de la normativa ortográfica para poder ejercerlo. Es un ejercicio racional y metódico de una habilidad.

Para la redacción de textos es necesario diseñar un plan previo, un derrotero que permita evitar perder el tiempo y que queden ideas sueltas, por eso es importante hablar de una fase de pre escritura, en la que se planea y se ordenan las ideas.