La carta

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

La carta se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros.

Una carta personal se puede escribir a mano. Una carta comercial no.

Una carta comercial es la presentación de la empresa. Compromete la imagen institucional. Por eso es importante tener en cuenta aspectos formales: tipo y tamaño de letra adecuados, márgenes establecidos, correcta ortografía, claridad, cordialidad…

Requisitos

Márgenes

superior entre 3 cm y 4 cm
inferior entre 2 cum y 3 cm
lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

Zonas

Zona 1

Impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo, NIT. 14 cm horizontales, entre 3 y 4 cm verticales.

Zona 2

Dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono. 1,5 y 2 cm desde el borde inferior y puede abarcar todo el ancho del papel horizontalmente.

Zona 3

Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o fecha de recibo.

Fecha: Se escribe de dos a tres interlineas del número (referencia) y en forma completa en orden de ciudad, día, mes y año. Ejemplo:

Medellín, 8 de noviembre de 2008

- Datos del destinatario: se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.

- Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial únicamente.

Señor
Señora
Doctor
Ingeniero
Abogado

- Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO
Señor
Luis Castañeda Londoño
- Cargo. Se escribe con mayúscula inicial.
Gerente General
Los nombres de cargos demasiados extensos, pueden escribirse en dos renglones.
Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales

Empresa. Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más conocida, es decir, nombre completo o sigla.


Organización de Estados Americanos
OEA (sigla)
A.J.P. (Alberto Jaramillo Peláez)
SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
- Dirección. No se abrevian las palabras calle o carrera y la palabra No. Es opcional utilizarla.
Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
SENA
Carrera 52 51-36

- Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.

Señor
LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
Carrera 52 51-36
Medellín

- País. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

Señor
ANDRÉS CASTRILLÓN RESTREPO
Director Administrativo
La Nacional de Seguros S.A.
Casilla 1289
Quito, Ecuador

- Asunto: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial.

Se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay

Asunto: Vencimiento póliza 489765

Nota: en la carta moderna desaparece el asunto, pero como en algunas empresas aún se utiliza, es importante tener en cuenta la norma.

- Saludo. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

1. Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

Apreciado señor Botero:
Apreciada ingeniera Gloria:
Cordial saludo señor Martínez:
2. Como parte inicial del texto se escribe a cuatro interlíneas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.

- Texto.
- Se omiten los temas personales.

- Se utiliza tratamiento de usted.

- Presentación impecable.

- Idealmente el texto de la carta está constituido por tres párrafos que son: apertura o introducción, contenido o desarrollo, cierre y despedida.